A定型業務
やり方や手順が決まっていて、毎日や毎週など繰り返し行う業務である。郵便物の仕分け、スケジュールの記入、来客へのお茶出し、文書のファイリングなどが該当する。手順が定まっているためマニュアル化しやすく、慣れれば短時間で正確にこなせる。スピードと正確さが評価されるが、慣れによる確認漏れや思い込みが起きやすい面もあるため、決まった手順を丁寧に守ることが質を保つ鍵になる。
手順が決まり繰り返す
正確さ・効率が大切
郵便整理・お茶出し・ファイリングなど
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職務知識
定型業務と非定型業務の違い
秘書の仕事は、手順が決まっている「定型業務」と、その都度判断が必要な「非定型業務」に分けられる。日々の繰り返し作業は効率よく、突発の出来事には臨機応変に、と性格に応じた対応が求められる。
比較表で見る違い
| 観点 | 定型業務 | 非定型業務 |
|---|---|---|
| 手順 | 決まっている・繰り返し | 決まっていない・その都度 |
| 判断の余地 | 少ない（マニュアル化しやすい） | 大きい（状況判断が必要） |
| 例 | 郵便物の整理・スケジュール記入・お茶出し | 急な来客対応・上司不在時のトラブル処理 |
| 求められる力 | 正確さ・効率 | 臨機応変さ・優先順位の判断 |
それぞれの詳しい解説
B非定型業務
決まった手順がなく、その場の状況に応じて判断しながら処理する業務である。急な来客への対応、予定の変更調整、上司不在時に起きたトラブルの処理などが該当する。何を優先し、自分の判断でどこまで対応してよいかを見極める力が問われ、必要に応じて上司や代行者に連絡・相談する判断も含まれる。マニュアル通りにはいかないからこそ、秘書の臨機応変さと判断力が最も試される領域だといえる。
その都度の判断が必要
臨機応変さ・優先順位の判断が大切
急な来客・予定変更・トラブル対応など
試験対策のポイント
定型業務＝手順が決まった繰り返し作業（正確・効率）、非定型業務＝その都度判断が要る作業（臨機応変）。繰り返せるかで分けると見分けやすい。
理解度チェック（3問）
Q1. 次のうち定型業務に分類されるものはどれか。
- 1急な来客への臨機応変な対応
- 2予定外のトラブルの処理
- 3毎朝の郵便物の仕分け
- 4上司不在時の重要案件の判断
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正解：3. 毎朝の郵便物の仕分け
毎朝の郵便物の仕分けは手順が決まった繰り返し作業で、定型業務にあたる。急な来客対応、予定外のトラブル処理、上司不在時の重要案件の判断は、いずれもその場の状況に応じた判断を要する非定型業務である。同じやり方で繰り返せるかどうかが、定型と非定型を見分ける目安となる。繰り返せるものが定型、と覚えておきたい。
Q2. 非定型業務で特に求められる力はどれか。
- 1同じ作業を速く正確に繰り返す力
- 2状況に応じて臨機応変に判断する力
- 3マニュアル通りに進める力
- 4何も考えず機械的に処理する力
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正解：2. 状況に応じて臨機応変に判断する力
非定型業務は決まった手順がないため、状況を見て臨機応変に判断する力が求められる。同じ作業を速く正確に繰り返す力やマニュアルを順守する力は、手順が定まった定型業務で生きるものであり、機械的な処理はかえって誤りを招く。判断の余地が大きい点が非定型業務の本質であり、だからこそ秘書の臨機応変な判断力が最も試される領域だといえる。
Q3. 上司不在中に予定外の事態が起きたときの、秘書の対応として最も適当なものはどれか。
- 1手順がないので何もせず放置する
- 2緊急度と重要度を考え、必要なら指示を仰げる人に連絡して対応する
- 3自分の判断だけですべて勝手に決めてしまう
- 4上司が戻るまで一切連絡を取らずに待つ
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正解：2. 緊急度と重要度を考え、必要なら指示を仰げる人に連絡して対応する
非定型業務では緊急度と重要度を見極め、必要に応じて代行者や関係者へ連絡して対応するのが適当である。手順がないからと放置する、独断ですべて決める、戻るまで連絡を絶つといった対応は、いずれも適切な判断とはいえない。自分で対処できる範囲を見極めつつ報連相を欠かさない姿勢が望ましい。判断と報告の両立が秘書には求められる。