問題
不要になった文書の処理について、秘書の対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1機密文書はシュレッダーにかけるなどして復元できないように処分する
- 2保存年限が過ぎた文書は、規定に従って廃棄する
- 3上司の許可なく重要文書を自分の判断で廃棄する
- 4裏面が白紙のメモ用紙への再利用は、機密に関わらない文書に限る
正解
3. 上司の許可なく重要文書を自分の判断で廃棄する
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解説
重要文書を上司の許可なく秘書の独断で廃棄するのは不適当である。必要な文書を誤って捨てると業務に支障が出るため、廃棄は保存年限の規定や上司の指示に従って行う。機密文書をシュレッダーで処分する、保存年限切れを規定どおり廃棄する、機密でない文書だけを裏紙利用する、という対応は正しい。文書の廃棄は「規定」と「上司の判断」に基づき、機密はとくに復元不能な方法で処分することが鉄則である。
一問一答
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