問題
面会を断る予定変更が生じたとき、秘書が来客（相手先）へ連絡する際の対応として、不適当なものはどれか。
選択肢
- 1できるだけ早く連絡する
- 2上司の都合で変更になったことをわび、改めて日程を相談する
- 3変更の理由を、上司の私的な事情まで詳しく説明する
- 4相手の都合のよい候補日を聞き、上司に確認して再設定する
正解
3. 変更の理由を、上司の私的な事情まで詳しく説明する
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解説
予定変更を伝える際、上司の私的な事情まで詳しく説明するのは不適当である。「都合により」とだけ述べ、機密や私事には触れないのが礼儀であり情報管理の面でも適切。変更が分かり次第早く連絡する、わびて改めて日程を相談する、相手の候補日を聞いて再設定する、という対応は正しい。約束を変える側として丁重にわびつつ、理由は最小限にとどめ、相手に配慮して再調整するのが要点である。
一問一答
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