問題
事務机やオフィスの環境整備について、秘書の心がけとして不適当なものはどれか。
選択肢
- 1机の上は常に整理し、必要な書類や用具をすぐ取り出せるようにする
- 2応接室は来客前に清掃・換気し、灰皿や湯茶の用意を整えておく
- 3照明や室温を、仕事や来客に適した状態に保つ
- 4機密書類を、誰でも見える机の上に出したまま離席する
正解
4. 機密書類を、誰でも見える机の上に出したまま離席する
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解説
機密書類を机上に出したまま離席するのは、第三者に見られる恐れがあり情報管理上きわめて不適当である。離席時は引き出しにしまうか施錠する。机上を整理して必要物をすぐ出せるようにする、来客前に応接室を清掃・換気し湯茶を用意する、照明や室温を適切に保つ、という心がけは正しい。環境整備は能率と来客対応の質を高めると同時に、機密保持にも直結する点を意識する。
一問一答
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