A社内文書
同じ組織内でやり取りする文書で、通知・報告・稟議・回覧などがある。読み手は身内なので、時候の挨拶や頭語・結語を省き、用件を要点中心に簡潔に伝えることが優先される。前置きが長いとかえって読み手の時間を奪うため、結論を先に示し必要な情報を漏れなく正確に伝えることが重視される。文書番号や発信日、件名を整え、後から検索・整理しやすくする工夫も大切である。
頭語・時候の挨拶は不要
用件を要点中心に簡潔に
通知・報告・稟議・回覧などが代表例
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技能
社内文書と社外文書の違い
ビジネス文書は宛先によって「社内文書」と「社外文書」に大別される。社内は効率重視で簡潔に、社外は礼儀を重んじて丁寧にというのが基本方針である。秘書は相手によって文書の体裁を切り替えられる必要があり、頭語や時候の挨拶の要否を正しく判断したい。
比較表で見る違い
| 観点 | 社内文書 | 社外文書 |
|---|---|---|
| 宛先 | 自社の役員・社員 | 取引先・顧客など社外の相手 |
| 頭語・結語 | 原則不要 | 「拝啓―敬具」などを付ける |
| 時候の挨拶（前文） | 不要 | 原則として入れる |
| 敬称 | 役職名＋「殿」や職名で簡潔に | 「様」「御中」など丁寧に |
| 文体・基調 | 簡潔・効率重視 | 礼儀・丁寧さ重視 |
それぞれの詳しい解説
B社外文書
取引先や顧客など社外の相手に出す文書で、案内・依頼・礼状・詫び状などがある。差出人の会社を代表する文書になるため、頭語・時候の挨拶・結語を備え、敬語を整えて礼儀正しく書く。書き方ひとつが会社の印象や信用を左右するため、社内文書以上に丁寧さと正確さが求められる。宛名の敬称は「様」「御中」を正しく使い分け、礼を欠かないよう細部まで気を配る必要がある。
頭語・結語・時候の挨拶を整える
敬称は「様」「御中」を用いる
会社の信用に関わるため特に丁寧に
試験対策のポイント
社内文書は「簡潔・前文や頭語なし」、社外文書は「丁寧・前文や頭語あり」。身内には効率、外部には礼儀、と覚える。
理解度チェック（3問）
Q1. 社外文書の書き方として適当なものはどれか。
- 1時候の挨拶を省いて用件だけ書く
- 2頭語と結語を付け、前文に時候の挨拶を入れる
- 3敬称はすべて「殿」で統一する
- 4宛名は省略してよい
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正解：2. 頭語と結語を付け、前文に時候の挨拶を入れる
社外文書は会社を代表するため、頭語・結語と時候の挨拶を備えて丁寧に書くのが適当である。時候の挨拶を省くのは社内文書の特徴で、社外では礼儀を欠く。敬称を「殿」で統一するのは社内的で社外には硬すぎ、宛名の省略は相手を特定できず失礼にあたるため、いずれも不適当である。外部には礼儀、と方針で覚えておくとよい。
Q2. 社内文書の特徴として不適当なものはどれか。
- 1用件を簡潔に伝える
- 2時候の挨拶は省くのが一般的である
- 3頭語・結語を必ず付ける
- 4通知・報告・稟議などに用いる
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正解：3. 頭語・結語を必ず付ける
社内文書は身内向けで効率を重視するため、頭語・結語や時候の挨拶を省くのが一般的であり、「必ず付ける」は社外文書寄りの誤りで不適当である。簡潔に伝える・時候の挨拶を省く・通知や報告に用いるという特徴はいずれも正しく、用件を正確に手早く伝えることが社内文書の要である。身内には効率、と覚えると判断しやすい。
Q3. 社外宛ての封筒で、会社や部署など団体宛てに用いる敬称はどれか。
- 1殿
- 2御中
- 3各位
- 4行
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正解：2. 御中
会社や部署など団体宛てには「御中」を用いるのが正しい。「各位」は複数の個人へ同時に宛てるときの敬称、「殿」は主に役職名に添える社内的な敬称、「行」は返信用封筒であらかじめ自分側に付けておく語で、相手が出すときに「様」「御中」へ書き換えるべきものであり、団体への敬称としては不適当である。団体は御中、個人は様、と対で押さえる。