A横書き文書
左から右へ読む文書で、現在の事務文書の主流である。算用数字・英字・グラフや数表となじみがよく、報告書・案内・通知・稟議など大半の実務文書に用いられる。金額や日付、統計値といった数字を多く扱う文書では、算用数字をそのまま自然に並べられる横書きが読みやすく作りやすい。効率と読みやすさを重視する現代のビジネス現場では、特段の事情がない限り横書きが標準と考えてよい。
算用数字・英字・数表と相性がよい
報告書・通知・稟議など実務文書全般
現代のビジネス文書の標準
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技能
横書き文書と縦書き文書の違い
日本のビジネス文書には横書きと縦書きがある。現在の事務文書は横書きが主流だが、儀礼的・伝統的な文書では縦書きが残る。数字や英字の扱い、向く内容が異なるため、文書の性格に応じて選ぶ。秘書はどちらで作るべきかを場面に応じて判断したい。
比較表で見る違い
| 観点 | 横書き文書 | 縦書き文書 |
|---|---|---|
| 現在の主流 | 一般の事務・社内外文書はほぼ横書き | 儀礼・伝統的な文書に限られる |
| 向く内容 | 数表・統計・英数字を含む実務文書 | 挨拶状・招待状・賞状など改まった文書 |
| 数字の表記 | 算用数字（1, 2, 3）が中心 | 漢数字（一、二、三）が基本 |
| 英字・記号 | そのまま自然に入る | 入れにくく相性が悪い |
それぞれの詳しい解説
B縦書き文書
上から下へ読む伝統的な書式で、儀礼的・改まった文書に用いられる。招待状・挨拶状・賞状・祝辞などが代表例で、数字は算用数字ではなく漢数字を基本とする。格式や丁寧さ、伝統的な趣を演出したい場面に向く一方、英字や記号、数表とは相性が悪く、これらを多く含む内容には不向きである。文書の中身が事務的か儀礼的かを見極め、儀礼性が高いものに限って縦書きを選ぶのがよい。
漢数字を用いるのが基本
招待状・挨拶状・賞状など儀礼文書
英数字が多い内容には不向き
試験対策のポイント
実務文書は横書き（算用数字・英字向き）、儀礼文書は縦書き（漢数字）。数字や英字が多いなら横書き、と判断する。
理解度チェック（3問）
Q1. 一般的に縦書きで作成することが多い文書はどれか。
- 1月次の売上報告書
- 2社外あての招待状・挨拶状
- 3会議の議事録
- 4備品購入の稟議書
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正解：2. 社外あての招待状・挨拶状
招待状や挨拶状など儀礼的・改まった文書は縦書きで作ることが多い。売上報告は数字が多く、議事録や稟議は事務性が高いため、いずれも算用数字となじむ横書きが向く。文書が儀礼的か事務的かを見極め、改まった趣の文書だけ縦書きにするのが基本の判断である。儀礼文書は縦書き、実務文書は横書き、と対で整理しておきたい。
Q2. 横書き文書の特徴として最も適当なものはどれか。
- 1漢数字を用いるのが原則である
- 2算用数字や英字・数表となじみがよい
- 3招待状や賞状に最も向く
- 4現在はほとんど使われない
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正解：2. 算用数字や英字・数表となじみがよい
横書きは算用数字・英字・数表と相性がよく、現代の実務文書の主流である。漢数字を基本とするのは縦書きの特徴、招待状や賞状に向くのも縦書きであり、横書きが廃れているという記述も事実に反する。数字や英字を扱う文書では横書きが読みやすく作りやすい点を押さえる。数字や英字が多いなら横書き、と判断するのがよい。
Q3. 縦書き文書での数字の表記として最も適当なものはどれか。
- 1算用数字（1, 2, 3）を用いる
- 2漢数字（一、二、三）を用いる
- 3ローマ数字を用いる
- 4数字は一切使えない
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正解：2. 漢数字（一、二、三）を用いる
縦書きでは漢数字を用いるのが基本である。算用数字は横書きと相性がよく、縦書きでは読みづらく体裁を損なう。ローマ数字を本文の数字表記に常用することはなく、数字が使えないというのも誤りである。儀礼文書の格式を保つためにも、縦書きでは漢数字に統一するのが適当である。縦書きは漢数字、横書きは算用数字、と覚えておきたい。