問題
はがきで送ってよい文書として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1社外の人へのちょっとした通知や礼状などで、内容が他人に見られても差し支えないもの
- 2取引条件を記した重要な契約書
- 3個人の住所・口座番号などの機密情報
- 4社外秘の新製品開発資料
正解
1. 社外の人へのちょっとした通知や礼状などで、内容が他人に見られても差し支えないもの
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解説
はがきは封がなく内容が他人の目に触れるため、簡単な通知・案内・礼状など、見られても差し支えない内容に限って用いるのが適当である。契約書や口座番号などの機密情報、社外秘資料をはがきで送るのは情報漏えいの恐れがあり不適当で、封書（必要なら親展や書留）を用いる。文書の機密度に応じて、はがきか封書か、さらに書留にするかを使い分ける判断が秘書には求められる。
一問一答
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