問題
上司から「この件を関係部署に至急知らせたい」と言われた。最も早く確実に多くの関係者へ伝えられる方法として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1電子メールやイントラネットで一斉に連絡し、必要なら電話でも補う
- 2一通の文書を回覧で順に回す
- 3掲示板に貼り出して各自が見るのを待つ
- 4次の定例会議まで待ってまとめて伝える
正解
1. 電子メールやイントラネットで一斉に連絡し、必要なら電話でも補う
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解説
至急かつ多くの関係者へ確実に伝えるには、電子メールやイントラネットで一斉に連絡し、重要なら電話で補うのが最も速く漏れが少ない。回覧は順に回るため最後の人まで時間がかかり、掲示は見る人任せ、定例会議まで待つのは「至急」に反し、いずれも不適当である。秘書は伝達の速さ・確実さ・対象人数を考え、緊急度に応じた最適な手段を選んで連絡する判断力が求められる。
一問一答
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