問題
書類を整理・保存するファイリングについて、次の説明のうち最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1一度ファイルした書類は、年数がたっても廃棄せず永久に保管するのが原則である
- 2使用頻度が下がった古い書類は、別の場所へ移すなどして必要なものを取り出しやすく保つ
- 3書類はとにかく一か所にまとめておけば、分類や見出しは付けなくてよい
- 4最新の書類は奥に、古い書類は手前に置き、古いものから取り出せるようにする
- 5個人情報を含む書類も、検索しやすさを優先して誰でも見られる場所に置く
正解
2. 使用頻度が下がった古い書類は、別の場所へ移すなどして必要なものを取り出しやすく保つ
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解説
ファイリングの目的は「必要な書類を必要なときにすぐ取り出せる」状態を保つことである。使用頻度が下がった古い書類を別置きするなどして現用の書類を取り出しやすく保つのは適切な管理である。保存には文書ごとの保存期間があり永久保管が原則ではない。分類や見出しを付けない・古いものを手前にして探しにくくするのは検索性を損ない不適当。個人情報を含む書類を誰でも見られる場所に置くのは情報管理上問題で、保管場所やアクセスの制限が必要である。
一問一答
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