秘書検定2級 一問一答｜技能 第118問

解説

会議中の上司への電話は、まず秘書が用件と緊急度を確かめ、緊急のものだけをメモにして静かに上司に渡して判断を仰ぎ、急がないものは用件を聞いておいて会議終了後にまとめて伝えるのが正しい取り次ぎ方である。メモにするのは、口頭で伝えると会議の進行を妨げ、他の出席者に内容が聞こえてしまうからである。どんな電話でも口頭で取り次ぐのは会議を中断させ配慮に欠ける。逆にすべて断って用件も聞かないのでは、緊急の重要連絡を逃す恐れがあり秘書の役割を果たせない。用件の可否を秘書がその場で回答するのは上司の判断権限を侵す越権行為である。「選別して、緊急はメモで、通常は後で」の三段構えで覚える。