技能出題頻度 2/3
保存年限
ほぞんねんげん
定義
文書を保存しておくべき期間。法令や社内規定で年数が定められる。
詳細解説
文書は重要度に応じて1年・3年・5年・永久などの保存期間を決め、期限が過ぎたものは廃棄して書庫やキャビネットを整理する。帳簿や契約書のように法律で保存義務がある文書もある。よく使う「現用」文書は手元に、使用頻度の落ちたものは書庫へ「移し替え・置き換え」して保管場所を分ける。秘書は廃棄の前に重要文書でないか必ず確認する。
「保存年限」が出る問題に挑戦
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技能
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から別の保管場所へ移し替えることを何というか。
技能
文書をあいうえお順（五十音順）や日付順などの一定の基準で並べるファイリングの方法のうち、取引先名で分類するのに向くのはどれか。
技能
ファイリングで、文書を分類する見出し（インデックス）を付ける目的として、最も適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 保存年限とは何ですか？
A. 文書を保存しておくべき期間。法令や社内規定で年数が定められる。
Q. 秘書検定3級試験での位置づけは？
A. 技能の重要用語です。出題頻度は 2/3 （★2）。 中程度の頻度で出題されます。