問題
ファイリングで、文書を分類する見出し（インデックス）を付ける目的として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1必要な文書を素早く探し出せるようにするため
- 2ファイルの見た目を豪華にするため
- 3文書の枚数をできるだけ増やすため
- 4他の人に文書を見せないようにするため
正解
1. 必要な文書を素早く探し出せるようにするため
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解説
インデックス（見出し）を付ける目的は、どこに何の文書があるかを分かりやすくし、必要な文書を素早く取り出せるようにすることである。見た目を豪華にする、枚数を増やす、他人に見せない、といったことは目的ではない。ファイリングの本質は「探す時間を減らす」ことであり、分類基準を決めて見出しを統一すれば、本人以外でも目的の文書にたどり着ける。検索性の向上こそがインデックスの役割である。
一問一答
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