技能出題頻度 3/3
ファイリング
ふぁいりんぐ
定義
文書を一定の基準で分類・整理し、必要なときすぐ取り出せるよう保管すること。
詳細解説
目的は「必要な文書を必要なときにすぐ取り出す」ことであり、ためる作業ではない。相手先別・主題別・標題別・形式別など基準を一つ決めて分類し、混在させないのがコツ。垂直に立てて並べるバーティカルファイリングが代表的で、見出し（ガイド）で区切ると検索性が上がる。不要文書は保存年限に従って廃棄し、量を一定に保つ。秘書は文書管理の中心を担う。
「ファイリング」が出る問題に挑戦
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技能
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から別の保管場所へ移し替えることを何というか。
技能
文書をあいうえお順（五十音順）や日付順などの一定の基準で並べるファイリングの方法のうち、取引先名で分類するのに向くのはどれか。
技能
ファイリングで、文書を分類する見出し（インデックス）を付ける目的として、最も適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. ファイリングとは何ですか？
A. 文書を一定の基準で分類・整理し、必要なときすぐ取り出せるよう保管すること。
Q. 秘書検定3級試験での位置づけは？
A. 技能の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。