問題
取引先から受け取った名刺の整理・管理について、秘書の対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1会社名や氏名の五十音順、または会社別に整理する
- 2受け取った日付や用件をメモして残しておく
- 3役職や所属が変わった人の名刺は、新しい情報に更新する
- 4使う見込みがなくても、もらった名刺は一切処分せず永久に保管する
正解
4. 使う見込みがなくても、もらった名刺は一切処分せず永久に保管する
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解説
名刺は増え続けるため、不要になったものや古くなったものは適宜整理・処分し、検索性を保つのが適当である。「一切処分せず永久に保管」では量が膨大になり必要な名刺を探しにくくなるため不適当。五十音順や会社別に整理する、受け取り日や用件をメモする、異動があれば情報を更新する、という管理は正しい。名刺は「最新で必要なものをすぐ引ける」状態に保つことが管理の目的である。
一問一答
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