問題
社内会議を準備する秘書Aの仕事として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1開催日時・場所・議題を出席予定者に事前に通知する
- 2会場の机の配置や必要な機器、資料の部数を準備する
- 3出席者の人数に合わせてお茶や茶菓子の手配をする
- 4会議で決定すべき結論を、Aがあらかじめ決めておく
- 5欠席者の有無を確認し、必要なら資料を後日届ける段取りをする
正解
4. 会議で決定すべき結論を、Aがあらかじめ決めておく
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解説
会議の結論を出すのは出席者（議題の審議）の役割であり、秘書が事前に結論を決めておくのは越権で不適当である。秘書の役割は会議が円滑に進むための準備に徹することで、開催通知、会場・機器・資料の手配、お茶の用意、出欠確認と欠席者へのフォローなどがこれにあたる。秘書は「会議を支える裏方」であって意思決定者ではない。準備の範囲と、踏み込んではならない範囲(=議事内容の決定)の線引きを理解しておく。
一問一答
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