問題
上司あてに届いた文書を整理して渡すとき、秘書が添えると上司が処理しやすくなる工夫として、不適当なものはどれか。
選択肢
- 1急ぎのものや重要なものを上に重ね、優先順位が分かるようにする
- 2関連する過去の資料があれば、併せて添える
- 3内容の要点や対応の期限が分かるよう、必要に応じてメモを付ける
- 4上司が判断すべき内容まで、秘書が勝手に結論を決めて指示を書き込む
正解
4. 上司が判断すべき内容まで、秘書が勝手に結論を決めて指示を書き込む
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解説
上司が判断すべき内容について、秘書が勝手に結論を決めて指示を書き込むのは越権で不適当である。秘書は判断材料を整えるまでが役割で、決定は上司に委ねる。急ぎ・重要なものを上にして優先度を示す、関連資料を添える、要点や期限をメモする、という工夫は上司の処理を助け正しい。文書整理は上司が効率よく目を通し判断できるよう支援するもので、判断そのものに踏み込まない節度が求められる。
一問一答
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