技能出題頻度 3/3
ファイリング
ふぁいりんぐ
定義
文書を一定の基準で分類・整理・保管し、必要なときすぐ取り出せる状態にする一連の管理。
詳細解説
目的は「ためる」ことではなく「必要な文書を必要なときにすぐ取り出す」ことにある。相手先別・主題別・標題別・一件別などの基準を一つ決め、混在させないのがコツである。よく使う現用文書は手元、使用頻度の落ちたものは書庫へ移し替えて量を一定に保ち、保存年限を過ぎたものは廃棄する。秘書は文書管理の中心を担うため、検索性と整理の継続が評価される。
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技能
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から別の保管場所へ移し替えることを何というか。
技能
ファイリングの整理方法のうち、取引先や顧客の名称ごとに文書をまとめ、同じ相手とのやり取りを一か所で参照したいときに向くのはどれか。
技能
文書の保存年限について説明したものとして、最も適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. ファイリングとは何ですか？
A. 文書を一定の基準で分類・整理・保管し、必要なときすぐ取り出せる状態にする一連の管理。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 技能の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。