問題
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から同じ事務室内の別の保管場所（キャビネットの上段から下段など）へ移すことを何というか。
選択肢
- 1移し替え
- 2廃棄
- 3保存年限
- 4相互参照
正解
1. 移し替え
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解説
現用でよく使う文書は手近なキャビネットに置き、使用頻度が下がったものを同じ事務室内の別の保管場所へ移すことを移し替えという（保存段階に入った文書を書庫などへ移すのは置き換え）。これにより手元のスペースを有効に使い、現用文書の検索性を保てる。廃棄は不要文書を捨てること、保存年限は文書を保管しておく期間の定めである。文書は「現用→保存→廃棄」というライフサイクルで管理し、段階に応じて置き場所を変えるのがファイリングの基本である。
一問一答
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