技能出題頻度 2/3
保存年限
ほぞんねんげん
定義
文書を保存しておくべき期間。法令や社内規定で年数が定められる。
詳細解説
文書は重要度に応じて1年・3年・5年・永久などの保存期間を決め、期限が過ぎたものは廃棄して書庫やキャビネットを整理する。帳簿や契約書のように法律で保存義務がある文書もある。よく使う現用文書は手元に、使用頻度の落ちたものは書庫へ移し替えて保管場所を分ける。秘書は廃棄の前に保存義務のある重要文書でないかを必ず確認する責任がある。
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技能
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から別の保管場所へ移し替えることを何というか。
技能
ファイリングの整理方法のうち、取引先や顧客の名称ごとに文書をまとめ、同じ相手とのやり取りを一か所で参照したいときに向くのはどれか。
技能
文書の保存年限について説明したものとして、最も適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 保存年限とは何ですか？
A. 文書を保存しておくべき期間。法令や社内規定で年数が定められる。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 技能の重要用語です。出題頻度は 2/3 （★2）。 中程度の頻度で出題されます。