問題
文書の保存年限について説明したものとして、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1文書ごとに重要度に応じて保存しておく期間を定めたもの
- 2すべての文書を一律に永久保存する決まり
- 3文書を作成してよい期限
- 4文書を一日のうちに処理すべき時間
正解
1. 文書ごとに重要度に応じて保存しておく期間を定めたもの
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解説
保存年限は、文書の重要度や法令・社内規定に応じて「何年保存するか」を定めたもので、契約書や決算関係は長く、一時的な通知は短く、というように区分される。すべてを一律に永久保存するのは保管場所を圧迫し非効率で誤り。保存年限が過ぎた文書は規定に従って廃棄する。秘書は保存年限を踏まえて文書を管理し、保存と廃棄のサイクルを適切に回すことで、検索性と整理を保つ。
一問一答
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