職務知識出題頻度 3/3
上司不在時の対応
じょうしふざいじのたいおう
定義
上司が席を外している間に生じた来客・電話・案件を、秘書が適切にさばくこと。
詳細解説
不在の理由や戻り時刻、行き先を不用意に明かさず、「席を外しております」「外出しております」と伝えるのが基本である。用件と連絡先を聞き取り、伝言メモを残す。緊急時は上司や代理者に連絡を取り、判断を要する事項は独断せず保留する。2級では「相手を待たせない段取り」と「越権しない見極め」を両立できるかが問われる。戻った上司がすぐ対応に移れるよう、用件を整理して伝える力も評価される。
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職務知識
秘書の職務の限界に関する考え方として、最も適当なものはどれか。
必要とされる資質
次は秘書Aが行ったことである。中から、補佐の範囲を超えていて不適当なものを一つ選べ。
必要とされる資質
次は秘書Aが上司の補佐として行ったことである。中から、補佐の範囲を超えていて不適当なものを一つ選べ。
関連用語
よくある質問
Q. 上司不在時の対応とは何ですか？
A. 上司が席を外している間に生じた来客・電話・案件を、秘書が適切にさばくこと。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。