職務知識出題頻度 3/3
伝言メモ
でんごんめも
定義
上司不在時に受けた電話や来客の用件を、要点を押さえて書き残す覚え書き。
詳細解説
誰から・誰へ・いつ・用件・先方の連絡先・折り返しの要否・受けた人を漏れなく記す。日時を必ず入れ、復唱で社名や名前を確認してから書くと誤りが減る。2級では「折り返し希望か、相手からかけ直すか」まで聞き取る精度が問われる。上司の机の見える位置に置き、必要なら口頭でも補足する。不確かな点はその場で確認する習慣が、折り返し先の誤りを防ぐ要となる。
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必要とされる資質
次は秘書Aが行ったことである。中から、補佐の範囲を超えていて不適当なものを一つ選べ。
マナー・接遇
秘書Aは上司への伝言を取引先から預かった。電話を切る前に相手へ言う言葉として最も適切なものはどれか。
マナー・接遇
上司あての伝言を電話で受けた。メモに残す項目として、最も適切な組み合わせはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 伝言メモとは何ですか？
A. 上司不在時に受けた電話や来客の用件を、要点を押さえて書き残す覚え書き。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。