職務知識出題頻度 3/3
電話応対
でんわおうたい
定義
上司や会社にかかる電話を受け、用件確認・取り次ぎ・伝言を行う業務。
詳細解説
ベルは早めに取り、社名と名乗りで応じる。相手の社名・氏名・用件を復唱して確認し、上司の在否を不用意に明かさず取り次ぐ。不在なら用件と連絡先を聞いて伝言メモに残す。2級では「取り次ぎに時間がかかるとき保留で待たせきりにせず、状況を伝えて相手の意向を確かめる」配慮が問われる。声だけが頼りのため、明るくはっきりした話し方と正確な聞き取りが要であり、応対品質が信用に直結する。
「電話応対」が出る問題に挑戦
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マナー・接遇
秘書Aは来客に、上司への取り次ぎのため少し待ってもらいたい。来客に言う言葉として最も適切なものはどれか。
マナー・接遇
電話の取り次ぎで、相手の名前を上司に伝えるため復唱する。最も適切な言い方はどれか。
マナー・接遇
秘書Aが約束のある取引先を訪問し、受付で取り次ぎを頼む。第一声として最も適切なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 電話応対とは何ですか？
A. 上司や会社にかかる電話を受け、用件確認・取り次ぎ・伝言を行う業務。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。