問題
「秘」扱い文書を社内の他部署の部長へ届けるときの扱いとして、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1中身が見えないよう文書を裏返しにして、机の上に置いておく
- 2封筒に入れて本人に直接手渡し、文書受渡簿に受領印（サイン）をもらう
- 3急ぐので廊下で会った同じ部署の社員に渡して伝言を頼む
- 4社内便で送る場合は、封筒の表に「秘」と大きく書いて目立たせる
正解
2. 封筒に入れて本人に直接手渡し、文書受渡簿に受領印（サイン）をもらう
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解説
秘文書を社内で受け渡すときは、中身が分からないよう封筒に入れ、名あての本人に直接手渡しし、文書受渡簿に受領印やサインをもらって「いつ誰に渡したか」の記録を残すのが原則である。本人不在時に机の上へ置くのは、裏返しにしても第三者の目に触れたり紛失したりする恐れがあり不適当である。同じ部署の社員であっても本人以外に託せば経由する人が増え、漏えいの危険が高まるため秘文書では許されない。また社内便で表に秘と大書すれば、重要文書であることを運搬経路の全員に知らせることになり逆効果である。「秘文書は本人へ直接・記録を残す・存在を目立たせない」の三原則で覚える。
一問一答
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