問題
「秘」扱い文書を社外へ郵送するときの方法として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1封筒の表に大きく「秘」と書き、普通郵便で送る
- 2中身が透けない厚紙封筒に入れ、ゆうメールで送る
- 3封筒を二重にし、中の封筒にだけ「秘」と表示して、書留にし「親展」と書いて送る
- 4秘文書は郵送してはならないので、必ずファクシミリで送る
正解
3. 封筒を二重にし、中の封筒にだけ「秘」と表示して、書留にし「親展」と書いて送る
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解説
秘文書の郵送は、封筒を二重にして中の封筒に「秘」の表示をし、外側の封筒には秘の表示をせず（秘文書だと外部に分からせないため）、記録が残る書留にして「親展」と書いて送るのが正しい方法である。外側の封筒に大きく秘と書くのは、重要文書の存在を周囲に知らせるようなもので盗難や漏えいの危険を高めるため不適当である。ゆうメールや普通郵便は記録が残らず、万一の紛失時に追跡できないので秘文書には使えない。ファクシミリは誤送信や受信側で第三者の目に触れる恐れがあり、秘文書の送信にはむしろ避けるべき手段である。「中に秘・外は無表示・書留・親展」の4点セットで覚える。
一問一答
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