秘書検定2級 一問一答｜技能 第95問

解説

秘文書のコピーは、指示された必要部数だけを取り、失敗したミスコピーはシュレッダーにかけて復元できないように処分し、コピー機のガラス面に原稿を置き忘れないよう確認する、という漏えい防止の徹底が基本である。指示より多くコピーして控えを残すのは、秘文書の存在部数を勝手に増やす行為で管理を乱し、漏えいの危険を高めるため不適当である。混み合う時間帯に行えば周囲の人の目に触れる機会が増えるので、できるだけ人の少ないときを選ぶ配慮が必要になる。ミスコピーをメモ用紙に再利用すれば秘の内容がそのまま社内に流通してしまい、最も危険である。「必要部数だけ・失敗は裁断・原稿確認・人目を避ける」で覚える。