問題
上司の不在中にかかってきた電話の伝言メモに書く項目として、必要性が最も低いものはどれか。
選択肢
- 1用件と先方の連絡先（電話番号）
- 2相手の話し方や声の印象についての感想
- 3電話を受けた日時と受けた者の名前
- 4相手の会社名・氏名
正解
2. 相手の話し方や声の印象についての感想
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解説
伝言メモの目的は、上司が戻ったときに「誰から・いつ・どんな用件で・どうすればよいか」が正確に分かるようにすることである。したがって相手の会社名と氏名、用件と折り返し先の電話番号、受けた日時と受けた者の名前（不明点を確認できるようにするため）は必須の項目となる。一方、相手の話し方や声の印象といった主観的な感想は用件の処理に役立たず、書けばかえって失礼にもなりかねないため、メモに記す必要性は最も低い。急ぎかどうか、折り返しが必要か先方からかけ直すのかも書き添えると親切である。「5W1Hの事実を書く、感想は書かない」がビジネスメモの原則と覚えるとよい。
一問一答
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