秘書検定2級 一問一答｜技能 第98問

解説

カタログは商品の仕様や品ぞろえを知るための実用資料なので、価値があるのは最新の情報である。新しい版が届いたら内容を確かめ、古い版で不要になったものは処分して常に最新版だけを手元に置くのが整理の基本となる。すべて永久保存すれば古い情報が混ざって誤用の原因になるうえ、保管スペースを無駄に占有する。古い版を残して新版を処分するのは資料の価値が逆であり、古い価格や廃番商品の情報で仕事をする危険がある。未開封のまま箱にしまうのでは必要なときに使えず、整理とはいえない。「カタログは鮮度が命、新しいものと入れ替える」と覚え、雑誌のように一定期間保存する資料との違いを意識するとよい。