秘書検定2級 一問一答｜技能 第105問

解説

決裁は上司の職務権限そのものであり、秘書が代わりに決裁印を押すのは権限のない者による代行で、どんなに急ぎでも許されない。急ぐ決裁書類があれば出張先の上司に連絡して指示を仰ぐか、社内規定に従い代行権限のある上位者に回すのが正しい対応である。一方、郵便物を整理して急ぎのものだけ出張先へ連絡するのは適切な選別業務であり、来訪・電話の記録をまとめて帰任後すぐ報告できるようにするのも秘書の基本の務めである。また上司不在の時期は日常業務が減るため、資料整理やファイルの手入れなど普段できない仕事に充てるのは望ましい時間の使い方である。「秘書は補佐役であり、上司の権限（決裁・判断）は代行しない」が大原則と覚える。