問題
上司あてに届いた郵便物の取り扱いについて、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1「親展」と表示のある封書は、開封せずそのまま上司に渡す
- 2ダイレクトメールや広告類は、緊急の業務文書と分けて整理しておく
- 3請求書や案内状など通常の業務文書は、開封して内容を確認し上司に渡す
- 4私信と思われるもの（差出人が個人名で内容が私的）も、念のため開封して内容を確認する
- 5速達や至急の表示があるものは、他の郵便より先に上司に届ける
正解
4. 私信と思われるもの（差出人が個人名で内容が私的）も、念のため開封して内容を確認する
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解説
私信（上司個人あての私的な手紙）は、秘書が開封せずそのまま上司に渡すのが原則である。差出人が個人名で内容が私的と思われるものを「念のため」開封するのはプライバシーの侵害にあたり不適当。一方、通常の業務文書は開封して内容を確認し整理して渡してよい。「親展」は本人開封の指示なので開封しない、広告類は業務文書と分ける、速達・至急は優先して届ける、はいずれも適切。業務文書と私信・親展を見分け、開封の可否を正しく判断することが文書取り扱いの要点である。
一問一答
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