問題
文書を発信する際の「同封物の確認」や「複数枚の文書の扱い」について、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1送付状（添え状）には同封物の内容や枚数を書く必要はない
- 2複数の書類を送るときは、送付状に同封物の名称と部数を明記し、入れ忘れを防ぐ
- 3枚数の多い文書は、ホチキスで留めず、バラバラのまま封入してよい
- 4同封物は送付状より下に重ねれば、順序や向きは気にしなくてよい
- 5宛名さえ正しければ、封入する文書の中身は最終確認しなくてよい
正解
2. 複数の書類を送るときは、送付状に同封物の名称と部数を明記し、入れ忘れを防ぐ
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解説
複数の書類を送るときは、送付状（添え状）に「同封書類」として名称と部数を箇条書きで明記するのが基本である。これにより受け取った相手が同封物をその場で照合でき、入れ忘れや抜けを防げる。送付状に内容や枚数を書かない、枚数の多い文書をバラバラのまま入れる、順序や向きを気にしない、中身を最終確認しないといった扱いは、抜けや誤発送の原因になり不適当である。発信前の確認を確実に行うことが、文書事務の正確さと信頼を支える技能である。
一問一答
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