問題
上司のスケジュール（日程）管理について述べた次の記述のうち、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1予定と予定の間には、移動時間や予備の時間を見込んで組む
- 2上司本人の私的な予定も、把握できる範囲で予定表に反映しておく
- 3外出や面会の予定が決まったら、関係者に連絡し変更があれば速やかに調整する
- 4予定を詰め込みすぎないよう、余裕をもって組むことを心がける
- 5上司に確認の取れていない仮の予定でも、確定として正式に各所へ通知する
正解
5. 上司に確認の取れていない仮の予定でも、確定として正式に各所へ通知する
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解説
スケジュール管理では、上司の確認・了承が取れていない仮の予定を「確定」として各所へ通知してはならない。仮の段階で正式通知すると、上司の都合と合わず取り消しや混乱を招く。予定は上司の了承を得てから確定・通知するのが原則である。移動・予備時間を見込む、私的予定も把握範囲で反映する、決定後は関係者に連絡し変更は速やかに調整する、詰め込みすぎず余裕をもって組む、はいずれも適切。秘書は上司の予定を正確に把握し、確定前後を区別して管理する慎重さが求められる。
一問一答
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