問題
取引先から受け取った書類を、ファイルに綴じる前に行う処理がある。書類整理の手順として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1届いた順にとにかく綴じ、内容の確認は後でまとめて行う
- 2不要なものも念のためすべて綴じ込み、処分は一切しない
- 3内容を確認し、保管が必要かを判断したうえで、分類基準に従って綴じる
- 4受け取った日付は重要でないので記録せず、件名だけで管理する
- 5関連する書類はばらばらに別々のファイルへ分けて綴じる
正解
3. 内容を確認し、保管が必要かを判断したうえで、分類基準に従って綴じる
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解説
書類整理は、まず内容を確認して保管の要否を見極め、保管するものを会社や担当の分類基準（取引先別・案件別・年月別など）に従って綴じるのが基本である。確認せず届いた順に綴じる、不要なものまで残す、関連書類を分散させるといった方法では、後で必要な書類を探し出せず管理の意味を失う。受け取った日付や処理状況も管理上重要な情報である。ファイリングの目的は「必要なものを必要なときにすぐ取り出せる」状態を保つことにある点を踏まえて手順を選ぶ。
一問一答
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