問題
上司の出張の手配をする際、秘書Aが行う準備として不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1交通機関や宿泊先を、上司の希望や予算を確認したうえで予約する
- 2訪問先の所在地・経路・所要時間を調べ、行程表（出張日程表）を作成する
- 3出張中に必要な資料や名刺、切符・予約確認書などを過不足なく準備する
- 4上司が留守の間の予定や来客は、戻ってから上司にすべて任せればよいので何もしない
- 5出張先や緊急時の連絡方法を確認し、社内で連絡が取れるようにしておく
正解
4. 上司が留守の間の予定や来客は、戻ってから上司にすべて任せればよいので何もしない
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解説
出張中も上司あての来客や電話、予定は発生するため、留守中の対応をすべて放置して帰社後に丸投げするのは秘書の職務を果たしておらず不適当である。留守中の予定調整や来客・電話への対応方針を整え、必要なら代理や折り返しの段取りをしておくのが務めである。交通・宿泊の予約、行程表の作成、資料や切符の準備、緊急連絡方法の確認はいずれも適切。出張手配は「出発前の準備」「出張中の留守対応」「帰社後のフォロー」まで含めて考えるのが要点である。
一問一答
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