問題
秘書Aは、受け取った取引先の名刺を整理・管理している。名刺の扱い方として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1会社名や氏名の五十音順など、一定の基準で分類して整理する
- 2面談した日付や用件、相手の特徴などを名刺の余白に書き留めておく
- 3役職変更や転勤の連絡を受けたら、古い情報を新しいものに更新する
- 4使わなくなった名刺でも念のため捨てず、すべて永久に保管し続ける
- 5個人情報なので、机に出しっぱなしにせず適切に保管・管理する
正解
4. 使わなくなった名刺でも念のため捨てず、すべて永久に保管し続ける
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解説
名刺は検索しやすいよう五十音順などで分類し、面談日や用件をメモして次に役立て、役職変更などがあれば情報を更新するのが基本である。個人情報なので机に放置せず適切に保管する。一方、使わなくなった名刺まですべて永久に持ち続けるのは、量が増えて検索性が落ち、不要な個人情報を抱え込むことにもなり不適当。古いものは整理・処分し、必要な情報を最新・最小に保つことが、名刺を含む情報管理を担う秘書の技能である。
一問一答
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