職務知識出題頻度 2/3
名刺管理
めいしかんり
定義
受け取った名刺を整理・保管し、必要なときに探せるようにする業務。
詳細解説
会社名や氏名の五十音順、業種別などで分類し、面会日や用件を控えておくと後で役立つ。役職変更や転勤の連絡を受けたら速やかに更新する。上司の人脈を支える情報資産であり、紛失や流出は信用問題になるため取り扱いに注意する。整理の精度が、いざというときの連絡や来客対応の早さを左右する。古い名刺をそのままにせず最新の情報に保つことで、誤った宛先への連絡や失礼を未然に防ぐことができる。
「名刺管理」が出る問題に挑戦
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技能
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から別の保管場所へ移し替えることを何というか。
技能
文書をあいうえお順（五十音順）や日付順などの一定の基準で並べるファイリングの方法のうち、取引先名で分類するのに向くのはどれか。
技能
ファイリングで、文書を分類する見出し（インデックス）を付ける目的として、最も適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 名刺管理とは何ですか？
A. 受け取った名刺を整理・保管し、必要なときに探せるようにする業務。
Q. 秘書検定3級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 2/3 （★2）。 中程度の頻度で出題されます。