問題
ファイルから文書を取り出して持ち出すとき、抜いた場所に差し込んでおき、何をいつ誰が持ち出したかを示す紙片を何というか。
選択肢
- 1ガイドカード
- 2貸出ガイド（貸出票）
- 3ラベル
- 4インデックス
正解
2. 貸出ガイド（貸出票）
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解説
文書を持ち出した際、抜いた位置に差し込んでおき、持ち出した文書名・日付・借りた人を記しておく紙片を貸出ガイド（貸出票）という。これにより、誰がどの文書を持っているかが一目で分かり、紛失や戻し忘れを防げる。ガイドカードは見出し用の仕切り、ラベルやインデックスはファイルの見出し表示である。文書を抜きっぱなしにせず貸出ガイドを残すことが、整理の乱れを防ぐ実務上の要点である。
一問一答
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