問題
上司の予定で、急に決まった面会と既存の会議の予定が重なってしまった。秘書の対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司に確認せず、秘書の判断でどちらかを勝手に断る
- 2重なっている事実と双方の重要度を上司に伝え、指示を仰いで調整する
- 3両方とも入れたまま放置し、当日まで何もしない
- 4先に入っていた予定を、上司に断りなく一方的にずらす
正解
2. 重なっている事実と双方の重要度を上司に伝え、指示を仰いで調整する
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解説
予定が重なったときは、重複している事実と双方の重要度・相手を上司に伝え、どちらを優先するか指示を仰いで調整するのが適当である。秘書の独断でどちらかを断る、放置する、無断でずらすのは、上司の意向に反したり相手に迷惑をかけたりする恐れがあり不適当。優先順位の判断は上司が行い、秘書は正確な情報を整理して提示し、決定後に関係者へ丁重に連絡・再調整する役割を担う。
一問一答
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