問題
倫理・行動規範における、取引終了後の書類・情報の管理に関する記述として、最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1取引が終了すれば秘密保持の必要はなくなるため、書類等を自由に利用してよい
- 2成約しなかった案件の資料は、顧客との取り決めの有無にかかわらず直ちにすべて廃棄しなければならず、一定期間保存することやアクセス制限を付けて社内で保管することは禁止されている
- 3取引終了後も、取引で使用した書類等の使用を停止し、一定期間の保存やアクセス制限等の適切な管理を行い、顧客との取り決めに応じて情報の破棄と破棄証明を行う必要がある場合もある
- 4取引で使用した書類等は、社内の他の案件の営業資料として活用することが推奨されている
正解
3. 取引終了後も、取引で使用した書類等の使用を停止し、一定期間の保存やアクセス制限等の適切な管理を行い、顧客との取り決めに応じて情報の破棄と破棄証明を行う必要がある場合もある
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解説
倫理・行動規範#45は、取引終了後においても、取引において使用した書類等の使用停止及び適切な管理（一定期間の保存、アクセス制限、使用停止等）を行わなければならないとし、顧客との間での取り決めに応じて情報の破棄及び破棄証明を行う必要がある場合もあることに留意するよう求めている。取引の終了で管理義務が消えるわけではなく、他の案件の営業資料として流用することは、顧客の承諾なしの流用を禁じる#42にも反する。一定期間の保存はむしろ適切な管理の例として挙げられており、保存が禁止されているわけではない（出典: スキルマップ「倫理・行動規範」#42・#45）。
一問一答
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