技能出題頻度 3/3
機密文書の取り扱い
きみつぶんしょのとりあつかい
定義
社外秘などの重要文書を、漏えいしないよう厳重に扱うこと。
詳細解説
机上に出しっぱなしにせず施錠できる場所に保管し、コピーや持ち出しは最小限にする。送付は親展にし封緘して、必要なら書留を使う。不要になったら通常のごみではなくシュレッダーで裁断して処分する。離席時は画面や書類を伏せる。情報が外部に漏れれば会社の損害や信用失墜につながるため、秘書は機密保持を徹底する責任を負う。判断に迷えば上司に確認する。
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必要とされる資質
秘書Aは上司の外出中に届いた郵便物を整理していたところ、上司宛ての「親展」と書かれた封書があった。このときの扱いとして最も適当なものはどれか。
職務知識
秘書Aは上司から、機密扱いの文書のコピーと関係者への配布を指示された。機密文書の取り扱い方として不適当なものはどれか。
必要とされる資質
秘書Aは、上司から「この件は当分の間、社内でも口外しないように」と言われていた新規取引の話を、社外の知人との雑談の場でうっかり話題にしそうになった。秘書の機密保持の姿勢として、不適当と思われるものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 機密文書の取り扱いとは何ですか？
A. 社外秘などの重要文書を、漏えいしないよう厳重に扱うこと。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 技能の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。