問題
秘書Aは上司宛ての電話で、取引先から「先日の契約の件はどうなっているか」と尋ねられた。上司は不在で、Aは進捗を知らない。このときの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1「おそらく順調に進んでいると思います」と自分の推測で答える
- 2「私では分かりかねますので、上司が戻り次第確認し、改めてご連絡いたします」と伝える
- 3「分かりません」とだけ答え、用件を聞かずに電話を切る
- 4上司の携帯電話の番号を伝え、直接かけてもらうよう頼む
正解
2. 「私では分かりかねますので、上司が戻り次第確認し、改めてご連絡いたします」と伝える
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解説
秘書は自分の推測や判断で社外に情報を伝えてはならない。分からないことは正直に、しかし相手を不安にさせない形で「確認して連絡する」と伝えるのが適当である。推測で答えれば誤った情報を与えトラブルの原因になり、上司の携帯番号を無断で教えるのは機密保持と上司の都合の両面で不適切。秘書は取り次ぎ役に徹し、責任ある回答へつなげる姿勢が求められる。
一問一答
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