マナー・接遇出題頻度 2/3
伝言メモ
でんごんめも
定義
不在者へ電話・来客の用件を正確に伝えるための記録メモ。
詳細解説
名指し人が不在のときに残すメモで、(1)受けた日時、(2)相手の会社名・氏名、(3)用件、(4)折り返しの要否と連絡先、(5)受けた者の名前を漏れなく書くのが基本。「いつ・誰から・何を・どうしてほしいか」が一目で分かることが重要。口頭だけの伝達は伝え漏れや誤りのもとになるため、戻った上司の目につく場所に置く。電話応対と情報伝達の正確さを問う場面で2級でも問われる。
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マナー・接遇
電話の取り次ぎで、相手の名前を上司に伝えるため復唱する。最も適切な言い方はどれか。
必要とされる資質
次は秘書Aが行ったことである。中から、補佐の範囲を超えていて不適当なものを一つ選べ。
職務知識
上司から指示を受けるときの秘書Aの仕方として、不適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 伝言メモとは何ですか？
A. 不在者へ電話・来客の用件を正確に伝えるための記録メモ。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. マナー・接遇の重要用語です。出題頻度は 2/3 （★2）。 中程度の頻度で出題されます。