職務知識出題頻度 2/3
名刺管理
めいしかんり
定義
受け取った名刺を整理・保管し、必要なときに探せるようにする業務。
詳細解説
会社名や氏名の五十音順、業種別などで分類し、面会日や用件を控えておくと後で役立つ。役職変更や転勤の連絡を受けたら速やかに更新する。2級では「古い情報のままにせず最新に保ち、誤った宛先への連絡を防ぐ」維持管理が問われる。上司の人脈を支える情報資産であり、紛失や流出は信用問題になるため取り扱いに注意する。整理の精度がいざというときの連絡や来客対応の早さを左右する。
「名刺管理」が出る問題に挑戦
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技能
ファイリングで、使用頻度が下がった文書を、すぐ取り出せる場所から別の保管場所へ移し替えることを何というか。
技能
ファイリングの整理方法のうち、取引先や顧客の名称ごとに文書をまとめ、同じ相手とのやり取りを一か所で参照したいときに向くのはどれか。
技能
書類を整理・保存するファイリングについて、次の説明のうち最も適当なものはどれか。
関連用語
よくある質問
Q. 名刺管理とは何ですか？
A. 受け取った名刺を整理・保管し、必要なときに探せるようにする業務。
Q. 秘書検定2級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 2/3 （★2）。 中程度の頻度で出題されます。