問題
秘書Aは取引先から電話で「出張中の部長の宿泊先を教えてほしい。急ぎで連絡したい」と言われた。このときの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1急ぎとのことなので、宿泊先のホテル名と電話番号をすぐに教える
- 2宿泊先は伝えず、用件を聞いてこちらから上司に連絡し、上司から折り返してもらうようにする
- 3「出張のことは何も知りません」と答えて電話を切る
- 4相手が取引先かどうかにかかわらず、出張していること自体を否定する
正解
2. 宿泊先は伝えず、用件を聞いてこちらから上司に連絡し、上司から折り返してもらうようにする
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解説
上司の出張先や宿泊先は、たとえ相手が取引先でもみだりに教えてはならない。上司の行動予定は保護すべき情報であり、教えれば上司の都合を無視して連絡が入ることにもなる。適当なのは、用件を聞き取り、秘書から上司に連絡して上司側から折り返す形にすることで、急ぎの用件にも応えられ情報も守れる。何も知らないと突き放すのは、急用のある相手への協力を放棄しており不親切である。出張の事実まで否定するのは嘘になり、後で分かれば会社の信用を損なう。覚え方は「居場所は教えず、連絡は橋渡し」。教えない対応と用件への協力は両立させるのが秘書の機転である。
一問一答
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