問題
秘書Aは上司の外出中に届いた郵便物を整理していたところ、上司宛ての「親展」と書かれた封書があった。このときの扱いとして最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1急ぎの内容かもしれないので開封し、重要なら外出先の上司に連絡する
- 2開封せず、上司が戻ったら他の郵便物と区別してそのまま渡す
- 3差出人に電話をかけ、どのような内容か確認する
- 4親展でも社内で処理すべきものなので、総務部に回して開封してもらう
正解
2. 開封せず、上司が戻ったら他の郵便物と区別してそのまま渡す
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解説
「親展」は宛名の本人が自分で開封してほしいという意味の表示であり、秘書であっても開封してはならない。開封せず、他の郵便物と区別して本人に直接渡すのが適当である。急ぎかもしれないからと開封するのは、本人限りという差出人の意思を破る行為で、内容が私的・機密なら重大な問題になる。差出人に内容を電話で尋ねるのも、本人だけに伝えたい趣旨に反し失礼である。総務部に回して開封させるのは、誰が開けても同じ違反であり解決になっていない。覚え方は「親展＝開けるのは本人だけ」。通常の業務郵便は開封して整理するのが秘書の仕事だが、親展や私信は例外と覚えるとよい。
一問一答
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