問題
秘書Aは上司から「取引先の祝賀パーティーに私の代理で出席してほしい」と指示された。このときの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1代理としての役割（祝意を伝える相手、祝儀や会費の扱いなど）を確認したうえで出席する
- 2秘書が代理で出るのは先方に失礼なので、指示を断る
- 3特に確認せず出席し、その場は自分の判断で適当に振る舞う
- 4出席はするが、代理だと気後れするので誰にもあいさつせずに帰る
正解
1. 代理としての役割（祝意を伝える相手、祝儀や会費の扱いなど）を確認したうえで出席する
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解説
上司の指示による代理出席は秘書の正当な仕事であり、引き受ける際は代理としての役割を具体的に確認するのが適当である。誰に祝意を伝えるか、祝儀や会費はどうするか、受付でどう名乗るかなどを事前に確かめておけば、先方にも失礼なく上司の名代の務めを果たせる。失礼だからと断るのは誤解で、上司が指示した以上、代理出席は差し支えのない慣行である。確認せず出て自分の判断で振る舞うのは、上司の意向とずれた対応をするおそれがある。あいさつせずに帰るのでは出席の意味がなく、かえって先方に失礼になる。覚え方は「代理は指示で成立、中身は確認で固める」。代理出席は役割確認とセットで覚えるとよい。
一問一答
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