問題
秘書Aの上司は面談中だが、予定の時間を過ぎても終わらない。次の面談の予約客がすでに到着している。このときの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1面談中の部屋に入り、口頭で「次のお客様がお待ちです」と大きな声で伝える
- 2次の客に「前の面談が長引いておりますので」と言うだけで、上司には何も知らせず待たせ続ける
- 3次の客に丁寧にわびて待ってもらい、上司には次の客が到着した旨をメモでそっと知らせる
- 4前の面談の客に直接「お時間ですので」と退室を促す
正解
3. 次の客に丁寧にわびて待ってもらい、上司には次の客が到着した旨をメモでそっと知らせる
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解説
面談が長引いて次の予約客が到着したときは、次の客に丁寧にわびて待ってもらう一方、上司にはメモで到着をそっと知らせるのが適当である。メモなら面談の話を中断させず、上司は切り上げ時を自分で判断できる。口頭で大声で伝えるのは、面談中の客に対して失礼で、上司に切り上げを強いる形にもなる。上司に何も知らせず待たせ続けるだけでは、上司は次の客の到着を知らないままで、待つ側の不満も募る。前の客に直接退室を促すのは、客に対して秘書がすべきことではなく、上司の面談の主導権を侵す越権である。覚え方は「待つ客にはわび、面談中にはメモ」。両方の客と上司の三方に配慮する頻出パターンである。
一問一答
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