秘書検定2級 一問一答｜必要とされる資質 第102問

解説

上司の出張中は、留守中に生じた電話・来客・郵便物などを記録・整理し、帰任後すぐ効率よく報告できるよう準備しておくのが秘書の適当な仕事の仕方である。急ぎの案件は代行者や関係部署につなぐなど、仕事が滞らない橋渡しも行う。机の整理だけで過ごすのは、留守中こそたまる情報の管理という重要な役割を放棄している。届いた案件を自分がすべて決裁するのは明らかな越権で、秘書は決定する立場ではない。一週間何も対応できないと答えるのは、代行者への取り次ぎなどできることまで断つ不親切な応対である。覚え方は「留守中は記録・整理・橋渡し」。決めるのではなく、戻った上司が即動ける状態を作るのが留守番の本質である。