秘書検定2級 一問一答｜必要とされる資質 第107問

解説

名乗らない相手からの電話は、丁寧に名前を尋ね、誰からの電話か確認したうえで上司の意向をきいて取り次ぐのが適当である。上司には会いたくない相手や警戒すべき相手もあり得るため、確認せずにつなぐと上司を困らせることになる。そのまますぐつなぐのは、上司が電話を受けるかどうか選ぶ機会を奪う点で秘書の役割を果たしていない。何も言わずに切るのは、正当な用件の相手だった場合に会社の信用を損なう乱暴な対応である。規則だと強い口調で拒否するのも、尋ね方次第で穏やかに確認できるものを、わざわざ角を立てる言い方で不適切である。覚え方は「誰からかを確かめてから、つなぐか決める」。取り次ぎの主導権は上司側にあるのが原則である。