問題
秘書Aは上司から「例の件、先方に連絡しておいて」とだけ指示された。Aには該当しそうな案件が二つ思い当たる。このときの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1聞き返すと失礼なので、二つのうち可能性が高そうな方に連絡する
- 2間違えるといけないので、二つの案件の両方の先方に連絡しておく
- 3「例の件とは、〇〇の件と△△の件のどちらでしょうか」とその場で確認してから連絡する
- 4指示があいまいなのは上司の責任なので、連絡はせずに放置する
正解
3. 「例の件とは、〇〇の件と△△の件のどちらでしょうか」とその場で確認してから連絡する
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解説
あいまいな指示を受けて複数の解釈があり得るときは、思い当たる案件を具体的に挙げてその場で確認するのが適当である。候補を示して尋ねれば上司は一言で答えられ、確認の手間は最小で済む。聞き返すのは失礼だという遠慮から推測で動くと、違う案件を先方に連絡してしまい、上司にも相手にも迷惑をかける。両方に連絡するのは一見安全に見えるが、不要な連絡を受けた先方を混乱させ、かえって信用を損なう。あいまいさを上司の責任として放置するのは論外で、指示された仕事を果たさない職務放棄である。覚え方は「あいまいな指示は、候補を挙げて即確認」。確認は失礼ではなく確実さの表れ、が試験の一貫した立場である。
一問一答
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